Prozesse automatisieren ohne IT-Abteilung: 3 echte Beispiele

Viele KMU denken bei "Prozessautomatisierung" automatisch an ein grosses IT-Projekt mit externem Entwicklerteam. Die meisten alltäglichen Zeitfresser lassen sich aber mit fertigen, spezialisierten Tools lösen - ganz ohne eigene IT-Abteilung.

Beispiel 1: Bewerbungen sichten

Ein Handwerksbetrieb mit mehreren offenen Stellen könnte bisher jede Bewerbung einzeln per Hand durchlesen. Mit einem CV-Screening-Tool lassen sich alle eingehenden Bewerbungen automatisch bewerten und einsortieren - eingerichtet in wenigen Minuten, ganz ohne technisches Vorwissen.

Beispiel 2: Offerten schreiben

Ein Planungsbüro könnte für jede Kundenanfrage eine Offerte von Grund auf in Word zusammenstellen. Ein KI-gestütztes Offerten-Tool übernimmt die Struktur und Preisberechnung automatisch - übrig bleibt nur noch die Prüfung vor dem Versand.

Beispiel 3: Rechnungen erfassen

Ein Treuhandbüro könnte eingehende Belege bisher manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen. Ein Dokumenten-Tool liest Betrag, Datum und Lieferant automatisch aus und exportiert die Daten strukturiert.

Das Gemeinsame an allen drei Beispielen

In keinem Fall war eine eigene Entwicklung nötig - alle drei Prozesse lassen sich mit bestehenden, spezialisierten Tools lösen, die sich in unter 15 Minuten einrichten lassen.