Belege digitalisieren: Der Praxis-Guide für Schweizer KMU

In der Schweiz müssen Geschäftsbelege gemäss Obligationenrecht zehn Jahre aufbewahrt werden - digital ist das deutlich platzsparender und für die Steuerprüfung einfacher durchsuchbar als ein Aktenordner.

Warum sich Digitalisierung lohnt

• Zehnjährige Aufbewahrungspflicht ohne physischen Lagerplatz
• Schnelles Auffinden einzelner Belege bei einer Steuerprüfung
• Direkter Export der Daten an den Treuhänder statt manueller Übergabe
• Kein Risiko durch Wasserschaden, Brand oder verlorene Ordner

Der praktische Ablauf

1. Erfassen

Beleg fotografieren oder als PDF hochladen - direkt am Smartphone oder am Computer.

2. Auslesen

Eine KI extrahiert automatisch Datum, Betrag, MWST-Satz und Lieferant aus dem Beleg - ganz ohne manuelle Eingabe.

3. Kategorisieren

Belege werden automatisch der passenden Kostenkategorie zugeordnet - wichtig für eine saubere Buchhaltung.

4. Exportieren

Strukturierte Daten als CSV oder direkt kompatibel mit gängiger Buchhaltungssoftware an den Treuhänder weitergeben.

Rechtlich zu beachten

Die elektronische Aufbewahrung ist in der Schweiz zulässig, sofern die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können und die Integrität der Daten sichergestellt ist (GeBüV). Eine strukturierte, durchsuchbare Ablage erfüllt das in der Regel problemlos.