Digitalizar comprobantes: la guía práctica para empresas suizas

En Suiza, los comprobantes comerciales deben conservarse diez años según el Código de Obligaciones - en digital ocupa mucho menos espacio y es mucho más fácil de consultar en una inspección fiscal que un archivador de papel.

Por qué vale la pena digitalizar

• Obligación de conservar diez años sin espacio físico de almacenaje
• Localización rápida de comprobantes individuales en una inspección fiscal
• Exportación directa de los datos a la gestoría en vez de entrega manual
• Sin riesgo por daños de agua, incendio o carpetas perdidas

El flujo en la práctica

1. Capturar

Fotografía el comprobante o súbelo como PDF - directamente desde el móvil o el ordenador.

2. Extraer

Una IA extrae automáticamente fecha, importe, tipo de IVA y proveedor del comprobante - sin ninguna entrada manual.

3. Categorizar

Los comprobantes se asignan automáticamente a la categoría de coste adecuada - clave para una contabilidad limpia.

4. Exportar

Entrega los datos estructurados como CSV, o directamente compatibles con el software de contabilidad habitual, a tu gestoría.

Aspectos legales a tener en cuenta

La conservación electrónica está permitida en Suiza siempre que los comprobantes puedan hacerse legibles en cualquier momento y se garantice la integridad de los datos. Un archivo estructurado y con búsqueda suele cumplirlo sin problema.